Реквизит наименование вида документа

Данная статья посвящена справкам, копиям и выпискам из документов. Копии и справки в настоящее время подготавливаются в каждой организации. А выписки применяются не на всех предприятиях. Давайте рассмотрим требования к оформлению этих документов, а также определим их назначение. Справка В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93 существует несколько разных форм документов, в названия которых входит слово «справка» и которые относятся к разным системам документации. Убедитесь сами: Фрагмент документа Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93 утвержден постановлением Госстандарта России от 30. В рамках настоящей статьи мы будем рассматривать только справки, относящиеся к организационно-распорядительной документации и оформляемые в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6. Определение данного вида документа не содержится в нормативно-правовых актах, но его можно найти в Кратком словаре видов и разновидностей документов ВНИИДАДа: Справка — 1 документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий; 2 документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера. Реквизит наименование вида документа, справки, относящиеся к организационно-распорядительной документации, обычно делят на две группы: — те, что описывают факты и события, связанные с основной деятельностью организации; — те, что подтверждают сведения биографического или служебного характера о человеке. Справки, составляющие вторую группу, являются более распространенными в настоящее время. К ним относятся справки о подтверждении занимаемой должности, трудового стажа, места обучения и т. Эта группа справок является внешними, т. Справки, относящиеся к первой группе, могут быть как внешними, реквизит наименование вида документа и внутренними. Внешние справки составляются для реквизит наименование вида документа в другую часто вышестоящую организацию, внутренние справки — для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Сегодня внутренние справки используются достаточно редко и не во всех организациях. Поэтому сначала мы рассмотрим требования к оформлению внешних справок. Внешние справкиВнешние справки должны оформляться на бланке. А в соответствии с ГОСТом Р 6. Итак, по требованиям ГОСТа Р 6. Соответственно, к обязательным реквизитам справки относятся следующие см. Для справок можно использовать бланки как с угловым расположением реквизитов, так и с продольным. Однако первый вариант является более предпочтительным, так как в данном случае правая сторона верхней части бланка используется для размещения реквизита «адресат». А это позволяет более экономно использовать площадь листа. В процессе подготовки справки реквизиты оформляют в соответствии со схемами расположения реквизитов, приведенных в приложении А ГОСТа Р 6. Между реквизитами оставляют два—четыре межстрочных интервала. Датой справки является дата ее подписания, которая, как правило, оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими реквизит наименование вида документа. При этом допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например, 02 февраля 2009 г. Регистрационный номер располагается на одной строке с датой документа и включает порядковый номер, который может дополняться индексом или несколькими индексами. Порядковые номера справкам должны присваиваться в течение календарного года, т. Дату и регистрационный номер справки принято оформлять в момент регистрации документа т. Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем? » и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения. Например: «Об реквизит наименование вида документа авиаперевозок туристов во втором полугодии 2009 года». Заголовок в соответствии с ГОСТом Р 6. На справках, оформленных на формате А5, заголовок допускается не указывать. Текст справки, реквизит наименование вида документа правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием реквизит наименование вида документа поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может и не содержать оснований для его подготовки, тогда справка включает только одну часть с описанием фактов событий. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы. Реквизит наименование вида документа справки биографического характера обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. Ряд справок биографического характера выдается по типовым, часто повторяющимся ситуациям, и для их подготовки могут использоваться унифицированные бланки с трафаретным текстом. В тексте справки не следует использовать архаичные обороты, например: «настоящая справка дана…», «настоящим подтверждается, что… действительно работает…». Пример 1 Реквизит «адресат» должен оформляться на справках в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6. Если справка адресована организации или ее структурному подразделению, то их наименования указывают в именительном падеже см. При адресовании справки должностному лицу его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. Между инициалами и фамилией должен быть пробел: Пример 2 Внешняя справка биографического характера, оформленная на бланке формата А5 Справки в обязательном порядке должны подписываться уполномоченным на это должностным лицом или двумя должностными лицами. Как правило, внешние реквизит наименование вида документа имеет право подписывать руководитель организации или его заместитель. Справки, содержащие сведения финансового характера, должны подписывать два лица: руководитель организации и главный бухгалтер. Кроме того, на данные справки должен проставляться оттиск печати. Пример 3 Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического характера, также должны подписываться двумя лицами: руководителем организации и руководителем кадровой службы или главным бухгалтероми на них тоже должен проставляться оттиск печати. В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ; его личная подпись; расшифровка подписи инициалы и через пробел фамилия. Так как справка составляется на бланке, при оформлении реквизита «подпись» наименование должности указывается в сокращенном варианте, т. При подписании справки несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности: например, сначала генеральный директор и за ним — реквизит наименование вида документа бухгалтер или начальник отдела кадров как реквизит наименование вида документа в Примере 1. Итак, в соответствии с ГОСТом Р 6. А бланк письма для этой цели не должен реквизит наименование вида документа. Но что происходит в настоящее время на практике? Во-первых, ГОСТ Р 6. Например, при получении некоторых виз необходима справка с указанием адреса и телефона компании. Поэтому в настоящее время можно встретить справки, которые оформлены на бланке письма с такими реквизитами, как справочные данные об организации адрес, телефон и др. При этом на бланке письма где-то на свободном месте добавляется еще один реквизит: наименование вида документа — СПРАВКА. Внутренние справкиПри подготовке внутренних справок обычно придерживаются следующих правил оформления. В отличие от внешних справок внутренние оформляются не на бланке, а на стандартом листе бумаги формата А4 210. При этом в составе реквизитов есть отличия — на внутренних справках обязательно оформляются следующие реквизиты см. Пример 4 : — наименование структурного подразделения — автора документа; — наименование вида документа СПРАВКА ; — дата документа; — регистрационный номер документа; — заголовок к тексту при оформлении на листе бумаги формата А4 ; — текст документа; — адресат; — подпись подписывается руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем, при этом указывается должность в сокращенном варианте — без наименования организации. Реквизит наименование вида документа 4 Внутренняя справка Копия документаЧасто бывают ситуации, когда сторонней организации, должностному или физическому лицу нужен тот или иной документ, но подлинник отдать им не могут. В данной ситуации на выручку приходит копия документа. Определение копии документа можно найти в ГОСТе Р 51141-98 реквизит наименование вида документа в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Фрагмент документа Пункт 4 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15. В терминологии делопроизводства, кроме понятия «копии документа», используется термин «заверенная копия документа». При этом именно вторая из них имеет юридическую силу. Фрагмент документа ГОСТ Р 51141-98. Реквизит наименование вида документа и архивное реквизит наименование вида документа. Термины и определения Заверенная копия документа — копия документа, на которой в реквизит наименование вида документа с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие реквизит наименование вида документа юридическую силу. Порядок заверения копий организационно-распорядительных документов устанавливается в ГОСТе Р 6. Фрагмент документа ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов 3. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи инициалы, фамилию ; дату заверения, например:Верно Инспектор службы кадров Личная подпись Реквизит наименование вида документа. Левченко Дата Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Методические рекомендации ВНИИДАД по ГОСТу Р 6. Фрагмент документа Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6. Отметка о заверении копии реквизит 26. Но в связи с тем, что ГОСТ Р 6. А вот копии документов, предназначенные для использования вне организации, принято заверять реквизит наименование вида документа. Пример 5 При этом обязанность заверять печатью копии документов, касающихся прав интересов граждан, закрепляется и в действующем Указе Президиума Верховного Совета СССР от 04. Этот же документ вместо слова «Верно» предписывает в заверительной реквизит наименование вида документа писать более развернутую текстовую конструкцию: «Копия верна, подлинный документ находится в указывается наименование организации». Некоторые организации используют еще более развернутую конструкцию, добавляя информацию о том, в каком деле хранится подлинник именно такой вариант сейчас описан в проекте Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Пример 6 Отметку о заверении реквизит наименование вида документа документа принято располагать в соответствии с приложением А ГОСТа Р 6. Такой вариант идеально подходит для одностраничного документа. А как быть с многостраничными копиями? Их рациональнее сначала прошивать, а затем на последней странице оформлять реквизит «отметка о заверении копии». Для большинства видов документов в правовых актах не устанавливается каких-либо определенных требований к прошивке листов их реквизит наименование вида документа. Обычно данную операцию осуществляют так: листы прошиваются вручную на 2 или 4 прокола. После прошивки листов на концы прошивной нити на оборотной стороне последнего листа копии документа наклеивается лист формата А7 или меньше, на котором указывают количество прошитых листов, а также наименование должности лица, заверившего его прошитие, личную подпись и расшифровку подписи. Кроме этого при прошивке листов реквизит наименование вида документа проставляют оттиск печати, причем таким способом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица и оборотную часть последнего листа копии. Пример 7 Пример 8 Личный росчерк тоже стараются ставить так, чтобы он частично располагался на последнем листе сшива, а частично — на приклеенной поверх реквизит наименование вида документа наклейке. Заверительный текст удобно сразу распечатать на приклеиваемом листке тогда он не будет заходить за его пределы ; в некоторых организациях используют специальные штампы либо пишут такой текст вручную реквизит наименование вида документа этих случаях в качестве дополнительной защиты от подлога можно располагать заверительный текст так, чтобы он выходил за пределы приклеенного листка. Итак, покажем возможные правильные варианты оформления заверенной многостраничной копии документа. В Примерах 7 и 8 состав и расположение текста разные, оба варианта правильные. Каким образом текст наносится вручную или на принтере, как в Примере 7, либо при помощи единого или нескольких штампов, как в Примере 8значения не имеет. Если правовым актом установлены правила для прошивки листов копии документов определенного вида, то они должны соблюдаться. Фрагмент реквизит наименование вида документа Правила направления копии декларации об объекте недвижимого имущества, право собственности на который зарегистрировано органом, осуществляющим государственную регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним, в организацию орган по учету объектов недвижимого имущества, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 31. No 531 Копия декларации, состоящая более чем из одного листа, прошивается. Нумерация листов страниц, если на подлиннике декларации заполнены обе стороны листа на копии декларации осуществляется в случае, если такая нумерация отсутствует на подлиннике декларации. Копии документов в организации должны заверять только уполномоченные на это должностные лица. Права и обязанности работников заверять копии, как правило, закрепляются в должностной инструкции или инструкции по делопроизводству. Для реквизит наименование вида документа же цели еще может издаваться распорядительный документ. В конце разговора о копиях отметим, что в определенных случаях законодательно установлено нотариальное заверение копий некоторых документов при представлении их в другие организации. Также некоторые государственные органы могут просить предоставить им нотариально заверенные копии и реквизит наименование вида документа случаях, не предусмотренных законом. Порядок нотариального заверения копий документов установлен Основами законодательства Российской Федерации о нотариате от 11. No 4462-1 в редакции от 19. Выписка из документа Выписка из документа — это копия части частей письменного документа. В практике работы с документами выписки готовятся в тех случаях, когда изготовление копии документа по тем или иным причинам невозможно документ содержит конфиденциальную информацию или нецелесообразно документ имеет большой объем и полностью он не нужен. Ведомственными нормативными актами может быть установлен определенный порядок оформления выписки из документа определенного реквизит наименование вида документа. Например, приказом Минобороны России от 24. Соответственно, если установлен порядок оформления выписки из документов определенного вида, то он должен соблюдаться. Но для большинства видов документов не установлены жесткие требования к оформлению выписки из них. И их, как правило, оформляют следующим образом: Во-первых, при оформлении выписок принято полностью воспроизводить реквизиты бланка, за исключением реквизита «наименование вида документа». В состав данного реквизита следует добавлять фразу «ВЫПИСКА ИЗ…». Например, вместо слово «ПРИКАЗ» нужно будет написать «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА». Кроме того, на выписке указывается регистрационной номер и дата регистрации оригинала документа, а не дата изготовления выписки и ее номер. Под текстом реквизит наименование вида документа указывают должность лица, подписавшего документ, его инициалы, фамилию. Личная подпись должностного лица в составе реквизита «подпись» в выписке не ставится. Во-вторых, в делопроизводстве выписки принято считать разновидностью копии документа. Поэтому для того, чтобы выписка приобрела юридическую силу, ее необходимо заверить. Для этого используется реквизит «отметка о заверении копии документа», требования к оформлению которого были рассмотрены выше. Так же как и для копий документов, потребность заверения печатью выписок, предназначенных для использования внутри организации, обычно закрепляется во внутреннем нормативном документе. А при направлении выписки в стороннюю организацию ее заверяют печатью. В конце статьи приведем образец оформления выписки из приказа см. Пример 9 Выписка из приказа, предназначенная для использования внутри организации 1. Краткий словарь видов и разновидностей документов. При наличии у организации права воспроизводить на своих документах Государственный герб Российской Федерации герб субъекта Российской Федерации или наличия у организации эмблемы товарный знак или знак реквизит наименование вида документа. Приложение А ГОСТа Р 6. Реквизит «отметка о заверении реквизит наименование вида документа используется при заверении выписок из документов, но только в том случае, если для конкретного вида реквизит наименование вида документа не установлен иной порядок заверения.

Карта сайта

1 2 3 4 5